En el mundo moderno de la gestión documental, las Tablas de Retención Documental (TRD) son consideradas la columna vertebral para implementar un software de gestión documental en Colombia de manera eficaz. Pero, ¿Qué son exactamente las TRD y por qué son tan importantes? En este artículo, exploraremos todo lo que necesitas saber sobre las Tablas de Retención Documental.
- ¿Qué son las Tablas de Retención Documental?Las Tablas de Retención Documental son un instrumento archivístico que determina cuales son los documentos de cada una de las áreas productoras de la organización, cuáles son sus plazos y las condiciones para la conservación o eliminación sin importar si se trata de una entidad pública o privada, en otras palabras, son una guía que indica que documentos deben ser conservados y por cuanto tiempo.
Las TRD se utilizan para clasificar los documentos según su valor jurídico, administrativo e histórico lo que ayuda a garantizar que la documentación se conserve durante el tiempo necesario. Además, las TRD también ayudan a asegurar que los documentos sean accesibles y estén disponibles para su uso cuando lo necesiten.
- ¿Por qué son necesarias las Tablas de Retención Documental?
Las tablas de retención documental son importantes por varias razones. En primer lugar, ayudan a garantizar la integridad y la transparencia de las entidades, ya que aseguran que los documentos estén disponibles para su uso y que no se eliminen prematuramente. Esto es especialmente importante para las entidades públicas, ya que los documentos que generan pueden ser de interés público y deben estar disponibles para su consulta.
En segundo lugar, las TRD también ayudan a entidades a gestionar su espacio físico y digital. Al tener una guía clara sobre que documentos a conservar y por cuanto tiempo, las entidades pueden evitar el almacenamiento excesivo de documentos físicos. Al integrar las TRD con un servicio de digitalización de documentos, se ahorra espacio vital de oficina y se reducen los costos asociados al archivo tradicional.
Por ultimo las TRD también pueden ayudar a las entidades a cumplir con las regulaciones y leyes aplicables en su país o región. Muchas leyes y regulaciones requieren que las entidades conserven ciertos documentos, lo que ayuda a las entidades a cumplir con las obligaciones legales
En conclusión, las Tablas de Retención Documental son un elemento clave de cualquier sistema de gestión documental eficaz. Ayudan a garantizar la integridad y la transparencia de las entidades, a cumplir con las regulaciones y leyes aplicables, y a gestionar el espacio físico y digital mediante el uso de escáneres de documentos profesionales de alta velocidad.
