La gestión documental es una práctica que se ha vuelto cada vez más importante para las empresas modernas, pero ¿Qué es la gestión documental?; Se refiere al proceso de crear, almacenar, organizar, mantener y/o recuperar documentos y registros importantes de manera eficiente y efectiva. Esto incluye desde la producción de documentos, hasta la eliminación o archivado.
La gestión documental tiene múltiples beneficios, incluyendo la optimización de procesos empresariales, la reducción del uso de papel y la eliminación de documentos obsoletos, también ayuda a mejorar la seguridad de los datos y a reducir las pérdidas y los robos de información valiosa.
Además, la gestión documental se ha convertido en una necesidad más que una opción. La capacidad de acceder a los documentos de forma remota y en tiempo real se ha vuelto fundamental para mantener un flujo de trabajo eficiente.
Hay que tener en cuenta que un proceso de gestión documental efectivo debe incluir.
- Digitalización: la digitalización de los documentos reduce la dependencia de los documentos físicos y hace que sea más fácil para los empleados acceder a ellos desde cualquier lugar, además de evitar las pérdidas y el deterioro de documentos y busca el ahorro significativo del espacio y gastos de bodegaje.
- Clasificación y organización de documentos: la organización apropiada de los documentos hace más sencilla y rápida la búsqueda, además de que gracias al diseño y elaboración de instrumentos archivísticos evita la perdida de documentos importantes que quedan en custodia o en bodega.
- Almacenamiento seguro y accesible:los documentos deben ser almacenados en un lugar seguro y accesible para garantizar la seguridad y la recuperación rápida en caso de emergencia.
- Automatización de procesos:la automatización de los procesos se ha visto simplificada gracias a los gestores documentales, donde gracias a estos se ahorra tiempo, además de reducir el error.
- Cumplimiento de las normativas legales: la gestión documental debe cumplir con las regulaciones y leyes aplicables para garantizar el uso correcto de los documentos, garantizar la privacidad y la seguridad de los datos.
Implementar un sistema de gestión documental puede parecer un proceso complicado y costoso, sin embargo, esto es justificable por la cantidad de beneficios que este mismo puede traer. Desde el ahorro de tiempo y dinero en ciertas áreas hasta la mejora de la seguridad y la eficiencia, una gestión documental efectiva es fundamental en el éxito de cualquier empresa.
En conclusión, la gestión documental es una práctica esencial que debe ser implementada en todas las empresas, tanto las modernas como las que tienen más años. Permite una mayor eficiencia de procesos de trabajo, mejora la seguridad de los datos y el éxito de la empresa.
Mas información en: https://youtu.be/X21Kaal69XI
